ويسمى برقم القيد أو رقم الإرسال، ويتكون من رقم
التسجيل الذي يتبع برموز معينة، وقد يختم بالسنة ويتخذ عدة صور منها : رقم التسجيل
متبوعا بالأحرف الأولى لمن حرر المراسلة، ثم الأحرف لمن رقنها وتضاف إليه السنة.
مثال: / 20 ش.ن/ع.إ/ 20 .
-أو رقم التسجيل متبوعا بالأحرف الأولى للجهة الإدارية الرئيسة متبوعا بالأحرف الأولى
للمصلحة التي حررت المراسلة وقد يختم بالسنة. مثال : 02 /م,و,أ / م د / 02 ويسمح هذا
الرقم بسهولة العثور على آثار الرسالة بسرعة.